Tracciabilità di lotto: procedura operativa e registri HACCP
Procedura di tracciabilità di lotto: cosa registrare al ricevimento, in produzione e alle consegne, come codificare i lotti e rispondere all'ASL in fretta.
La procedura di tracciabilità di lotto descrive le registrazioni quotidiane che permettono di dire, per ogni prodotto, da chi è arrivato, in quali lotti è stato usato e a quali imprese è stato consegnato. L’obbligo nasce dall’art. 18 del Reg. CE 178/2002; per gli alimenti di origine animale il Reg. UE 931/2011 fissa le informazioni minime da scambiare.
Scopo e campo di applicazione
Lo scopo pratico è uno: quando arriva un’allerta su una materia prima o un reclamo su un prodotto, isolare in poco tempo solo i lotti coinvolti. La procedura si applica a tutte le merci in ingresso, compresi imballaggi e materiali a contatto, ai semilavorati, ai prodotti finiti e alle cessioni ad altre imprese. Non riguarda l’identificazione dei consumatori finali, che la norma non richiede.
Questa pagina è il livello operativo. La struttura della sezione del manuale, i criteri per definire il lotto e il commento agli articoli di legge sono nella guida sul sistema di rintracciabilità nel manuale HACCP.
Riferimenti normativi in breve
L’art. 18 del Reg. CE 178/2002 chiede all’operatore di individuare chi gli ha fornito un alimento o una sostanza destinata a entrarvi e le imprese a cui ha fornito i propri prodotti, di mettere queste informazioni a disposizione delle autorità e di etichettare o identificare i prodotti per agevolarne la rintracciabilità. È il principio un passo indietro, un passo avanti.
Per carni, prodotti della pesca, latte, uova e derivati, il Reg. di esecuzione UE 931/2011 richiede tra l’altro descrizione dell’alimento, quantità, dati di speditore e destinatario, riferimento al lotto e data di spedizione, aggiornati quotidianamente. Le violazioni degli obblighi di rintracciabilità e ritiro sono sanzionate in Italia dal D.Lgs. 190/2006. Il commento completo al regolamento è nella scheda sul Reg. CE 178/2002.
Chi fa che cosa
| Ruolo | Compiti |
|---|---|
| Responsabile HACCP | Approva il criterio di lotto, risponde alle richieste dell’autorità, organizza i test periodici |
| Addetto al ricevimento | Registra fornitore, prodotto, quantità, lotto e data di ogni arrivo; conserva i documenti |
| Responsabile di produzione | Registra per ogni lotto prodotto i lotti delle materie prime usate |
| Spedizione o amministrazione | Registra per ogni consegna a imprese il lotto e la quantità consegnati |
Il metodo passo per passo
- Al ricevimento, annotare sul registro o nel gestionale: data, fornitore, prodotto, quantità, lotto, scadenza, numero del documento di trasporto. Per i prodotti di origine animale verificare che il documento riporti i dati del Reg. 931/2011. Il controllo d’ingresso è descritto nella procedura di ricevimento merci.
- Se il lotto del fornitore manca, assegnare un codice interno (ad esempio la data di arrivo) e scriverlo sulla confezione.
- Quando si apre o si sfusa una confezione, conservare l’etichetta originale o trascriverne il lotto sull’etichetta interna.
- In produzione, compilare per ogni lotto una scheda con i lotti di ogni ingrediente deperibile o critico, compresi semilavorati e rilavorazioni.
- Assegnare al prodotto finito un codice di lotto secondo il criterio approvato e riportarlo su etichetta o documento di consegna.
- Alla consegna a un’altra impresa, registrare cliente, prodotto, lotto, quantità e data. Le vendite al consumatore finale non si registrano per cliente.
- A fine giornata o settimana, archiviare i documenti in modo che siano consultabili per data e per fornitore.
Codici di lotto: esempi pratici
Il codice deve essere breve, univoco e leggibile da chi riceve la merce. Per i preimballati l’indicazione del lotto è un obbligo della direttiva 2011/91/UE.
| Criterio | Esempio di codice | Quando è adatto | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Data di produzione | L141026 | Laboratori con una produzione al giorno per prodotto | Un problema coinvolge tutta la giornata |
| Data + linea o turno | L141026-T2 | Più turni o linee | Registrare il turno anche sulle schede ingredienti |
| Progressivo di produzione | L0457 | Produzioni a impasto o a ricetta | Tenere un registro dei progressivi |
| Lotto materia prima principale | Codice fornitore + data | Salumifici, sezionamento | Lotti di dimensione variabile |
Un codice QR o a barre velocizza la lettura ma non sostituisce la registrazione; le soluzioni digitali sono descritte nella scheda sui QR code per la tracciabilità.
Registrazioni: un modello minimo
| Data | Fase | Prodotto | Lotto | Quantità | Da (fornitore) o a (cliente) | Documento | Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 13/10 | Ricevimento | Mascarpone 500 g | M2810 | 12 pz | Caseificio fornitore | DDT 1182 | R. T. |
| 14/10 | Produzione | Tiramisù | TIR-1410 | 40 porzioni | Ingredienti: M2810, uova U1310, savoiardi S0910 | Scheda prod. 87 | Capo laboratorio |
| 14/10 | Consegna | Tiramisù | TIR-1410 | 20 porzioni | Bar cliente | DDT 455 | Amministrazione |
Per quanto tempo conservare questi dati dipende dal tipo di prodotto e dalla sua durata: i criteri sono nella scheda su come e per quanto conservare le registrazioni.
Limiti e frequenze
La legge non fissa tempi di risposta numerici: l’autorità chiede le informazioni e l’operatore deve fornirle senza indebito ritardo. È utile fissare obiettivi interni da verificare con i test, per esempio:
- tutti gli arrivi registrati entro la giornata;
- schede di produzione con i lotti completi prima della spedizione;
- ricostruzione di un lotto, a monte e a valle, in un tempo definito dall’impresa;
- test di rintracciabilità almeno annuale, con la simulazione di richiamo.
Cosa fare quando l’ASL chiede i dati
- Annotare la richiesta: chi la fa, quale prodotto e quale lotto, entro quando.
- Cercare il lotto nel registro arrivi o nelle schede di produzione e ricostruire i movimenti a monte e a valle.
- Calcolare il bilancio di massa: quantità ricevuta o prodotta, usata, consegnata, in giacenza.
- Bloccare ed etichettare l’eventuale giacenza.
- Trasmettere l’elenco dei fornitori o dei clienti coinvolti con i recapiti.
- Se emerge un prodotto non sicuro già uscito, attivare il ritiro e richiamo del prodotto.
Azioni correttive
- Arrivo senza lotto registrato: si recupera dal documento o dalla confezione; se impossibile, si assegna un codice interno e si annota la carenza.
- Scheda di produzione incompleta: il lotto non si spedisce finché non si ricostruiscono gli ingredienti; se non è possibile, lo si considera collegato a tutti i lotti di ingredienti in uso quel giorno.
- Bilancio di massa che non torna: si cerca il movimento mancante e si corregge il punto della procedura che l’ha generato.
- Fornitore che invia documenti senza lotto: si segnala e se ne tiene conto nella qualifica.
Rilievi frequenti in ispezione
- DDT archiviati senza alcun collegamento con le confezioni in cella.
- Etichette originali buttate all’apertura delle confezioni.
- Consegne ai clienti professionali registrate solo nella fattura mensile, senza lotto.
- Rilavorazioni, come pane secco trasformato in pangrattato, senza alcuna registrazione.
Esempio applicativo
Esempio: un salumificio artigiano riceve cosce suine da due fornitori e produce prosciutti cotti. Ogni arrivo riceve un codice interno legato al DDT; la scheda di cottura registra il codice delle cosce di ciascuna infornata; il lotto del prodotto finito è la data di cottura più l’infornata. Quando un fornitore segnala un problema su una partita, il responsabile individua in pochi minuti le due infornate coinvolte e i quattro clienti che le hanno ricevute. Il settore è approfondito nella pagina HACCP nel salumificio.
Domande frequenti
Un bar deve tenere un registro di tracciabilità?
Deve poter indicare i propri fornitori e i prodotti ricevuti: in genere bastano DDT e fatture ordinati e le etichette dei prodotti in uso. Non deve registrare i consumatori. Se cede prodotti ad altre imprese, ad esempio brioche a un altro bar, deve registrare anche queste consegne con il lotto.
Il lotto del fornitore basta come lotto del mio prodotto?
Solo se il prodotto viene rivenduto tale e quale. Se lo trasformi o lo combini con altri ingredienti, nasce un nuovo prodotto con un nuovo lotto, collegato ai lotti degli ingredienti attraverso la scheda di produzione. Usare il lotto del fornitore per un prodotto composto rende impossibile ricostruire gli altri ingredienti.
La tracciabilità degli imballaggi è obbligatoria?
Il Reg. CE 1935/2004 impone la rintracciabilità dei materiali a contatto con gli alimenti in tutte le fasi. Per l’impresa alimentare significa poter dire quale lotto di vaschette, film o sacchetti ha usato per un lotto di prodotto, almeno quando un problema del materiale può riguardare la sicurezza dell’alimento.
Un gestionale è obbligatorio?
No. Registri cartacei ordinati soddisfano la norma se permettono di trovare le informazioni rapidamente. Un gestionale con lettura dei codici a barre riduce errori di trascrizione e tempi di ricerca, ed è conveniente quando lotti e clienti professionali sono numerosi.