Simulazione di richiamo (mock recall): procedura e verbale
Come condurre una simulazione di richiamo: scelta del lotto, ricostruzione a monte e a valle, bilancio di massa, tempi, criteri di esito e verbale tipo.
La simulazione di richiamo (mock recall) è una prova programmata in cui si finge che un lotto sia non sicuro e si misura quanto tempo serve per trovare fornitori, prodotti collegati, clienti e quantità. Non è imposta da un articolo di legge, ma è il modo più diretto per verificare che tracciabilità e procedura di ritiro funzionino davvero.
Scopo e campo di applicazione
Il Reg. CE 178/2002 impone la rintracciabilità (art. 18) e il ritiro dei prodotti non sicuri (art. 19), ma non dice come dimostrare che il sistema regge. La simulazione colma questo vuoto: è un’attività di verifica nel senso del principio 6 dell’HACCP, che produce un verbale con esiti misurabili. Il testo del regolamento è su EUR-Lex.
Si applica a ogni impresa che cede prodotti ad altre imprese o che trasforma materie prime in lotti propri. Un ristorante che vende solo al consumatore finale può svolgere una versione ridotta, limitata alla ricerca a monte: quali partite di una materia prima erano in uso in un certo giorno e dove sono finite in cucina.
Gli standard di certificazione volontaria, come BRCGS Food Safety e IFS Food, richiedono test di tracciabilità con frequenza almeno annuale e tempi obiettivo: i requisiti esatti vanno letti nella versione dello standard applicata.
Ruoli
| Ruolo | Compiti |
|---|---|
| Responsabile HACCP o qualità | Sceglie il lotto, avvia la prova senza preavviso, cronometra, redige il verbale |
| Magazzino | Fornisce dati di arrivo, giacenza e consegne del lotto |
| Produzione | Fornisce le schede di produzione con i lotti degli ingredienti |
| Amministrazione | Estrae clienti, documenti di consegna e recapiti |
| Direzione | Riceve il verbale, approva le azioni correttive e le risorse |
Il metodo passo per passo
- Scegliere il lotto di prova, alternando negli anni materie prime e prodotti finiti, e preferendo i casi difficili: ingredienti usati in molte ricette, semilavorati, lotti venduti a molti clienti.
- Avviare la prova con una comunicazione che simula la realtà, ad esempio una finta allerta del fornitore, annotando l’ora di inizio.
- Ricostruire a monte: fornitore, documento di trasporto, data e quantità ricevuta, imballaggi usati.
- Ricostruire l’interno: lotti di semilavorati e prodotti finiti in cui la materia prima è entrata, con le quantità usate.
- Ricostruire a valle: clienti professionali, date, quantità consegnate, recapiti per la comunicazione.
- Calcolare il bilancio di massa.
- Preparare, senza inviarle, le bozze delle comunicazioni all’ASL e ai clienti previste dalla procedura di ritiro e richiamo.
- Annotare l’ora di fine e compilare il verbale con esito, criticità e azioni.
Per verificare anche la reperibilità, una variante utile è telefonare a uno o due clienti, avvisati in anticipo che si tratta di una prova, per controllare che i recapiti siano corretti.
Il bilancio di massa: come si calcola
Il bilancio di massa confronta la quantità entrata in gioco con quella localizzata. Formula: quantità localizzata = quantità consegnata ai clienti + quantità in giacenza + quantità scartata o consumata internamente documentata. Percentuale di quadratura = quantità localizzata / quantità ricevuta o prodotta × 100.
Esempio: lotto di 50 kg di farina di nocciole. Usati 38 kg in tre lotti di biscotti, 9 kg in giacenza, 1,5 kg scartati con registrazione. Quantità localizzata: 48,5 kg, pari al 97%. I 1,5 kg mancanti possono essere cali di lavorazione o un uso non registrato: il verbale deve dire quale ipotesi è stata verificata. Le quantità vanno convertite nella stessa unità; per i prodotti finiti si confrontano pezzi prodotti, consegnati e in giacenza.
Criteri di esito
La legge non fissa tempi né percentuali. L’impresa scrive nel manuale i propri criteri di accettazione; i valori seguenti sono esempi da adattare.
| Indicatore | Criterio di esempio | Esito non conforme se |
|---|---|---|
| Tempo per individuare fornitore e quantità ricevuta | Entro 1 ora | Serve cercare documenti fuori sede o la ricerca non riesce |
| Tempo per l’elenco completo dei clienti | Entro poche ore | Mancano clienti o recapiti |
| Quadratura del bilancio di massa | Esempio: almeno 95-98% con scarto spiegato | Scarto non spiegato |
| Completezza dei lotti degli ingredienti nelle schede | Tutte le schede del periodo | Anche una scheda senza lotti |
| Bozze di comunicazione | Pronte e con i dati giusti | Modelli assenti o non aggiornati |
Gli indicatori possono confluire nei KPI del sistema HACCP, così da confrontare i risultati negli anni.
Frequenza
Almeno una volta l’anno è una frequenza diffusa e coerente con gli standard volontari. Conviene ripetere la prova dopo cambi rilevanti: nuovo gestionale, nuovi prodotti, nuovo responsabile del magazzino, apertura di un canale di vendita verso imprese. Una prova fallita va ripetuta dopo le correzioni.
Verbale tipo
| Voce | Esempio di compilazione |
|---|---|
| Data, ora di inizio e fine | 14/10, 9:05-10:20 (1 h 15 min) |
| Lotto oggetto della prova | Farina di nocciole N0910, 50 kg |
| Scenario | Finta allerta del fornitore per aflatossine |
| Risultato a monte | Fornitore e DDT trovati in 5 minuti |
| Risultato interno | 3 lotti di biscotti (B1010, B1110, B1310) |
| Risultato a valle | 6 clienti, tutti con recapito; 1 recapito telefonico non aggiornato |
| Bilancio di massa | 48,5 kg su 50 (97%), scarto spiegato da cali registrati |
| Esito | Conforme con osservazione |
| Azioni | Aggiornare l’anagrafica clienti entro il 31/10 (Amministrazione) |
| Firme | Responsabile HACCP, Direzione |
Il verbale si conserva con le registrazioni di verifica e si rivede durante l’audit interno HACCP.
Azioni correttive
- Tempo superato: si individua il passaggio più lento (documenti cartacei dispersi, dati solo in fattura mensile) e lo si modifica.
- Bilancio non quadrato: si risale al movimento non registrato e si corregge la procedura di registrazione.
- Schede di produzione senza lotti: formazione degli addetti e controllo del responsabile prima della spedizione.
- Recapiti errati: aggiornamento dell’anagrafica e controllo periodico.
Rilievi frequenti in ispezione o in audit
- Simulazione eseguita sempre sullo stesso prodotto semplice, con esito scontato.
- Prova condotta dal solo responsabile, che conosce a memoria dove sono i documenti: il sistema non è provato in sua assenza.
- Verbale senza orari né quantità, che non dimostra nulla.
- Lacune emerse nella prova ma nessuna azione correttiva registrata.
Esempio applicativo
Esempio: un biscottificio artigianale con dodici clienti tra bar e negozi esegue la prova annuale su un lotto di farina di nocciole, scelta perché entra in tre ricette. La simulazione, avviata dal responsabile qualità con una finta e-mail del fornitore, dura un’ora e quindici minuti e chiude il bilancio al 97%. Emerge un numero di telefono non aggiornato: il verbale assegna l’azione all’amministrazione con una scadenza. L’anno successivo la prova partirà da un prodotto finito venduto al maggior numero di clienti, per esercitare la ricostruzione a monte. I criteri di definizione del lotto sono descritti nella procedura di tracciabilità di lotto.
Domande frequenti
La simulazione di richiamo è obbligatoria per legge?
Nessuna norma europea o nazionale la impone con questo nome. Il Reg. 178/2002 obbliga però a disporre di un sistema di rintracciabilità e a ritirare i prodotti non sicuri, e il Reg. 852/2004 chiede procedure di verifica. La simulazione è il modo più semplice per dimostrare all’autorità che il sistema funziona. È invece richiesta dagli standard volontari come BRCGS e IFS.
Bisogna avvisare i clienti durante la prova?
Non è necessario: le comunicazioni si preparano in bozza senza inviarle. Se si vuole verificare la reperibilità dei clienti con una telefonata, va spiegato subito che si tratta di una prova, per evitare che il cliente ritiri merce sicura. Questo controllo è utile soprattutto quando l’anagrafica non è stata aggiornata di recente.
Quale tempo è considerato accettabile?
La legge non fissa un tempo: l’impresa lo stabilisce nel manuale in base alle dimensioni e ai canali di vendita, e gli standard volontari indicano propri obiettivi. Come riferimento pratico, i dati del fornitore dovrebbero emergere in pochi minuti e l’elenco completo dei clienti nella stessa mattinata. Un tempo che si misura in giorni indica un sistema inadeguato.
Un ristorante può fare la simulazione?
Sì, in forma ridotta. Si parte da una materia prima, ad esempio un lotto di molluschi o di farina, e si verifica di poter dire quando è arrivata, da quale fornitore, se è ancora in giacenza e in quali giorni è stata usata. Per i prodotti di origine animale il Reg. UE 931/2011 fissa le informazioni che il fornitore deve trasmettere.