Non conformità negli audit: classi, tempi di chiusura e RCA
Non conformità negli audit food: classi in FSSC 22000, BRCGS e IFS, scadenze per chiuderle, analisi delle cause radice e come scrivere un piano d'azione.
Una non conformità di audit è il mancato rispetto di un requisito dello standard, rilevato dall’auditor con un’evidenza oggettiva. Gli schemi alimentari la classificano per gravità (critica, maggiore, minore) e fissano scadenze precise per chiuderla: in FSSC 22000 e BRCGS il riferimento ricorrente è 28 giorni, in IFS Food quattro settimane dal piano d’azione.
Questa pagina riguarda i rilievi emessi da un organismo di certificazione. La gestione delle non conformità interne del sistema HACCP, cioè le deviazioni registrate dal personale durante il lavoro, è descritta nel registro delle non conformità. Le fasi dell’audit sono in come funziona un audit di certificazione.
Come nasce un rilievo
Un rilievo valido ha tre elementi: il requisito non rispettato, l’evidenza (cosa l’auditor ha visto, letto o sentito) e la descrizione della carenza. Se uno dei tre manca, l’azienda può chiedere chiarimenti già alla riunione di chiusura. Non è una contestazione: un rilievo scritto in modo vago produce azioni correttive vaghe.
Le osservazioni o opportunità di miglioramento, quando lo schema le prevede, non sono non conformità e non richiedono un piano d’azione formale. Vale comunque la pena valutarle, perché un’osservazione ignorata può diventare una non conformità all’audit successivo.
Le classi nei principali schemi
| Schema | Classi | Scadenze principali |
|---|---|---|
| FSSC 22000 | Critica, maggiore, minore | Critica: sospensione entro 3 giorni lavorativi; maggiore: chiusura entro 28 giorni dall’ultimo giorno di audit; minore: piano d’azione approvato entro 28 giorni |
| BRCGS Food Safety | Critica, maggiore, minore | Evidenze di chiusura entro 28 giorni di calendario; con più non conformità maggiori o grado D serve una nuova verifica, in sito o da remoto a scelta dell’ente |
| IFS Food | Valutazioni B, C, D; non conformità maggiore; KO con D | Correzioni e piano entro 4 settimane dal ricevimento del piano d’azione; azioni correttive attuate entro l’audit successivo |
| ISO 22000 (regole ISO/IEC 17021-1) | Maggiore, minore | Fissate dall’organismo nel rispetto della norma e delle regole di accreditamento |
Le scadenze FSSC sono quelle applicate dagli organismi di certificazione secondo le regole dello schema; le regole IFS sono nel testo ufficiale IFS Food v8. Per la ISO 22000 le regole generali della ISO/IEC 17021-1 sono integrate, per il settore alimentare, dalla ISO 22003-1:2022. Il dettaglio dei gradi BRCGS e dei punteggi IFS è nelle schede BRCGS Food Safety e IFS Food.
Critica, maggiore, minore: il criterio di fondo
Al di là delle parole usate dai singoli schemi, la logica è simile:
- critica: rischio diretto per la sicurezza del prodotto o violazione di legge, oppure prova di frode documentale; il certificato non viene rilasciato o viene sospeso;
- maggiore: carenza sostanziale o sistematica, che mette in dubbio la capacità del sistema di raggiungere il risultato;
- minore: carenza isolata, che non compromette il sistema nel suo insieme.
Una minore non chiusa all’audit successivo, o ripetuta su più reparti, può essere elevata a maggiore: diventa una prova che il sistema non corregge i propri errori.
Esempi di classificazione
| Rilievo | Classe probabile | Perché |
|---|---|---|
| Registrazione di temperatura di un CCP mancante per due turni, prodotto spedito | Maggiore o critica | Manca la prova che il limite critico sia stato rispettato |
| Prova di tracciabilità non chiusa nel tempo previsto dallo standard | Maggiore | Riguarda un requisito bloccante in tutti gli schemi |
| Un termometro con taratura scaduta da due settimane, altri strumenti in regola | Minore | Carenza isolata, sistema di taratura funzionante |
| Procedura allergeni corretta ma non aggiornata dopo una nuova ricetta | Minore o maggiore | Dipende dal fatto che l’etichetta in uso sia corretta |
| Documenti di monitoraggio compilati in anticipo | Critica | Integrità delle registrazioni compromessa |
La classe finale la decide l’auditor in base all’evidenza: la tabella serve a capire il ragionamento, non a prevedere l’esito.
Correzione, causa radice, azione correttiva
Gli schemi chiedono di distinguere tre cose, e molte risposte vengono respinte perché le confondono:
- Correzione: l’intervento immediato sul problema rilevato (tarare lo strumento, bloccare il lotto, aggiornare l’etichetta).
- Analisi della causa radice: perché il problema è accaduto e perché il sistema non lo ha intercettato prima.
- Azione correttiva: la modifica che elimina la causa e impedisce che il problema si ripeta, con un responsabile e una data.
A queste si aggiunge la verifica di efficacia, cioè la prova, dopo un certo tempo, che l’azione abbia funzionato. È lo stesso schema del principio delle azioni correttive HACCP, applicato al sistema di gestione.
Il metodo dei cinque perché, in pratica
Esempio: rilievo “termometro a sonda del reparto cottura con taratura scaduta”.
- Perché era scaduta? Il controllo non è stato fatto a giugno.
- Perché? Il responsabile delle tarature era in ferie e nessuno lo ha sostituito.
- Perché? Lo scadenzario è un foglio personale, non condiviso.
- Perché? La procedura non indica dove tenere lo scadenzario né un sostituto.
- Causa radice: procedura di taratura senza strumento condiviso e senza sostituto designato.
Azione correttiva conseguente: scadenzario condiviso con avviso automatico e nomina di un sostituto. “Formare di nuovo l’operatore” sarebbe stata una risposta debole, perché non tocca la causa.
Come scrivere un piano d’azione accettabile
Per ogni rilievo il piano dovrebbe contenere:
- la correzione già fatta, con data ed evidenza (foto, registrazione, documento);
- la causa radice in una o due frasi concrete;
- l’azione correttiva, il responsabile e la data di completamento;
- le evidenze allegate, nominate in modo che l’auditor le trovi subito;
- come e quando verrà verificata l’efficacia.
Gli errori più comuni sono inviare solo la foto della correzione, indicare come causa “errore umano” senza chiedersi perché il sistema lo abbia permesso, e promettere azioni senza data. Un rilievo respinto consuma giorni preziosi rispetto alla scadenza.
Cosa succede se non si rispettano le scadenze
Negli schemi alimentari il mancato rispetto dei tempi ha effetti diretti: in FSSC 22000 una maggiore non chiusa entro 28 giorni porta alla sospensione, e anche il ritardo sul piano d’azione per le minori può portare alla sospensione; nell’IFS il certificato non viene emesso finché il piano d’azione non è completo e accettato. Le regole su sospensione e revoca sono applicate dall’organismo nel quadro dell’accreditamento verificato da Accredia.
Domande frequenti
Posso contestare una non conformità?
Sì. Il primo momento utile è la riunione di chiusura, portando evidenze che l’auditor non ha visto. Se il disaccordo resta, ogni organismo accreditato deve avere una procedura per ricorsi e reclami, prevista dalle norme di accreditamento. Il ricorso va motivato con fatti e documenti; nel frattempo conviene comunque rispettare le scadenze del piano d’azione.
Una non conformità minore blocca il certificato?
Di regola no, purché il piano d’azione venga presentato e accettato nei tempi previsti. Nell’IFS molte deviazioni minori abbassano però il punteggio, e nel BRCGS il loro numero incide sul grado. Una minore lasciata aperta all’audit successivo può inoltre essere elevata a maggiore, con effetti ben più pesanti.
Quanto tempo ho per chiudere una non conformità maggiore?
Dipende dallo schema. In FSSC 22000 la maggiore va chiusa dall’organismo entro 28 giorni di calendario dall’ultimo giorno di audit, eventualmente con una visita di follow-up. Nel BRCGS le evidenze vanno inviate entro 28 giorni di calendario. Nell’IFS una sola maggiore richiede un audit di follow-up prima del rilascio del certificato.
Le non conformità di audit vanno registrate nel sistema HACCP?
Conviene farlo. Registrarle insieme alle non conformità interne permette di vedere se lo stesso problema emerge sia in audit sia nel lavoro quotidiano, e alimenta il riesame della direzione. Le azioni correttive del piano HACCP e quelle di audit devono restare coerenti tra loro.