Audit di certificazione alimentare: fasi, durata e ciclo
Come funziona un audit di certificazione food: Stage 1 e Stage 2, sorveglianze, ciclo ISO triennale, audit annuali BRCGS e IFS, durata e preparazione.
Un audit di certificazione è la verifica con cui un organismo terzo accreditato controlla che un’azienda alimentare rispetti uno standard volontario. Per le norme di sistema come ISO 22000 e FSSC 22000 si svolge in due fasi (Stage 1 e Stage 2) con un ciclo di tre anni e sorveglianze annuali; per BRCGS e IFS Food l’audit completo si ripete ogni anno o più spesso.
L’audit di certificazione è diverso sia dall’audit interno HACCP, svolto dall’azienda su se stessa, sia dal controllo ufficiale dell’ASL, che verifica il rispetto della legge. Questa pagina descrive le fasi, i tempi e la preparazione; la classificazione dei rilievi è trattata in non conformità negli audit.
Le regole che governano l’audit
L’organismo di certificazione non decide liberamente come fare l’audit. Per i sistemi di gestione si applica la norma ISO/IEC 17021-1, che fissa le regole generali (fasi, ciclo, competenza degli auditor, decisioni). Per la sicurezza alimentare si aggiunge la ISO 22003-1:2022, che contiene requisiti specifici per gli organismi che certificano sistemi di gestione della sicurezza alimentare, compresi i criteri per stabilire la durata dell’audit.
Gli standard privati come BRCGS, IFS e FSSC 22000 hanno poi un proprio protocollo, che prevale sui dettagli: frequenza, audit non annunciati, tempi di chiusura dei rilievi. L’osservanza di queste regole è verificata dall’ente di accreditamento, in Italia Accredia.
Il percorso ISO 22000 e FSSC 22000: Stage 1 e Stage 2
Stage 1
Lo Stage 1 serve a capire se l’azienda è pronta. L’auditor esamina documenti, campo di applicazione, analisi dei pericoli, piano HACCP, programmi di prerequisiti, risultati di audit interni e riesame della direzione. Spesso include una visita del sito per verificare layout e processi. Il risultato è un elenco di aree di attenzione, che può portare a rinviare lo Stage 2 se le carenze sono rilevanti.
Stage 2
Lo Stage 2 verifica l’attuazione e l’efficacia del sistema. L’auditor osserva la produzione, intervista il personale, ricostruisce registrazioni e monitoraggi, verifica la gestione dei punti critici di controllo e dei prerequisiti operativi. Al termine presenta i rilievi e, se non ci sono non conformità maggiori aperte, propone la certificazione, che viene decisa da una funzione dell’organismo diversa dall’auditor.
Il ciclo triennale e le sorveglianze
Dopo il primo rilascio il certificato ISO 22000 o FSSC 22000 segue un ciclo di tre anni:
| Momento | Tipo di audit | Cosa verifica |
|---|---|---|
| Anno 0 | Stage 1 + Stage 2 | Progettazione e attuazione del sistema |
| Anno 1 | Prima sorveglianza (entro 12 mesi dalla decisione di certificazione) | Mantenimento, chiusura dei rilievi precedenti, cambiamenti |
| Anno 2 | Seconda sorveglianza (almeno una volta per anno solare) | Come sopra, su processi diversi |
| Anno 3 | Ricertificazione (prima della scadenza) | Efficacia complessiva del sistema nel ciclo |
Le sorveglianze non coprono necessariamente tutti i requisiti ogni volta, ma devono coprirli nel ciclo. Nello schema FSSC 22000 almeno una sorveglianza nel ciclo deve essere non annunciata. A questi audit possono aggiungersi audit speciali, ad esempio dopo un richiamo, un cambio di proprietà o un’estensione dello scope.
BRCGS e IFS: un audit completo ogni anno
Gli standard nati dalla distribuzione non usano Stage 1 e Stage 2 né sorveglianze ridotte. Ogni audit esamina tutto lo standard e porta a un nuovo certificato:
- nel BRCGS Food Safety la frequenza è di 12 mesi con i gradi migliori e di 6 mesi con quelli più bassi, e almeno un audit ogni tre anni è non annunciato se il sito ha scelto l’opzione annunciata;
- nell’IFS Food il certificato vale 12 mesi e almeno un audit ogni tre deve essere non annunciato.
Per un’azienda abituata alla logica ISO, il cambio più rilevante è proprio questo: non esistono anni “leggeri”.
Quanto dura un audit
La durata si misura in giornate/uomo di auditor ed è calcolata con le regole dello schema e della ISO 22003-1. I fattori principali sono:
- numero di addetti, compresi stagionali e turnisti;
- numero di studi HACCP, cioè di famiglie di prodotti o processi con analisi dei pericoli distinte;
- dimensione dello stabilimento e numero di linee;
- presenza o assenza di un sistema di gestione già certificato;
- turni di lavoro, che possono richiedere di vedere il turno notturno.
Una cifra valida per tutti non esiste: due aziende con lo stesso numero di addetti possono avere durate diverse se una ha un solo processo e l’altra dieci. L’offerta dell’organismo deve indicare come ha calcolato la durata, e conviene chiederlo se il dato sembra anomalo.
Una giornata di audit tipo
Esempio: un salumificio con 35 addetti e tre studi HACCP, audit IFS annunciato di due giorni.
- Riunione di apertura con direzione e responsabile qualità: programma, scope, eventuali cambiamenti.
- Giro dello stabilimento nelle prime ore, quando la produzione è attiva: igiene, flussi, corpi estranei, stato delle strutture.
- Verifica del piano HACCP e dei CCP sul campo, confrontando registrazioni e strumenti.
- Prova di tracciabilità su un lotto scelto dall’auditor, con bilancio di massa e tempi registrati; vedi tracciabilità di lotto.
- Interviste al personale di linea su igiene, allergeni e cosa fare in caso di deviazione.
- Esame documentale: fornitori, reclami, audit interni, cultura della sicurezza alimentare, food defense.
- Riunione di chiusura con l’elenco dei rilievi e le scadenze per rispondere.
Come prepararsi
Le settimane prima dell’audit servono a verificare, non a produrre documenti nuovi. Una checklist essenziale:
- audit interno completo con la checklist di audit interno, con i rilievi già chiusi;
- prova di tracciabilità e di richiamo svolte e registrate;
- verifica di tarature e manutenzioni degli strumenti dei CCP;
- controllo che le procedure descrivano ciò che si fa davvero, non ciò che si vorrebbe fare;
- riesame della direzione aggiornato, con obiettivi e risultati;
- briefing ai capiturno su come accompagnare l’auditor e rispondere in modo diretto.
Domande frequenti
Quanto tempo passa tra Stage 1 e Stage 2?
Dipende dalle carenze emerse nello Stage 1 e dagli accordi con l’organismo. Se lo Stage 1 non rileva problemi rilevanti, lo Stage 2 può seguire in tempi brevi; se emergono lacune, l’azienda deve prima correggerle. Lo schema e l’organismo possono fissare un intervallo massimo oltre il quale lo Stage 1 va ripetuto: va chiarito in fase di offerta.
L’ASL può usare l’esito dell’audit di certificazione?
Il controllo ufficiale resta autonomo. L’articolo 9 del Reg. (UE) 2017/625 permette però all’autorità di considerare l’affidabilità dei controlli dell’operatore, compresi i regimi privati di garanzia della qualità, nel decidere la frequenza dei controlli. Il certificato non esonera dall’ispezione, ma può contribuire alla valutazione del rischio dell’azienda.
Cosa succede se un audit di sorveglianza va male?
Le non conformità maggiori devono essere chiuse nei tempi dello schema; se non lo sono, il certificato può essere sospeso e, nei casi più gravi, revocato. Una sospensione è visibile nelle banche dati dei certificati e i clienti della distribuzione la notano rapidamente, quindi la risposta va pianificata subito dopo la riunione di chiusura.
Posso scegliere io l’auditor?
L’azienda sceglie l’organismo di certificazione, non il singolo auditor. L’organismo assegna auditor qualificati per lo scope e deve evitare conflitti di interesse, ad esempio con chi ha fatto consulenza all’azienda. È possibile segnalare motivati problemi di imparzialità, ma non pretendere sempre la stessa persona: gli schemi prevedono anzi la rotazione degli auditor.