Il registro della formazione del personale: cosa registrare
Come tenere il registro della formazione HACCP: dati obbligatori, attestati, verifica dell'apprendimento e conservazione per i controlli ASL.
Il registro della formazione del personale è il documento che raccoglie, in modo ordinato, tutte le evidenze dell’addestramento igienico-sanitario degli addetti. Insieme agli attestati, costituisce la prova che l’OSA ha adempiuto all’obbligo di formazione previsto dal Reg. CE 852/2004 e integra la documentazione del piano di autocontrollo.
A cosa serve
Il registro risponde a una domanda precisa in sede di controllo:
Chi è stato formato, su cosa, da chi e quando?
Serve a dimostrare che ogni addetto ha ricevuto una formazione adeguata alla mansione e aggiornata, ed è uno strumento gestionale per pianificare i rinnovi.
Cosa registrare
Per ogni sessione formativa vanno annotati i dati essenziali:
| Dato | Descrizione |
|---|---|
| Nominativo | addetto formato e mansione |
| Data | giorno/i della formazione |
| Argomenti | contenuti trattati |
| Durata | ore effettive |
| Formatore | nome e qualifica del docente |
| Ente | soggetto erogatore (se esterno) |
| Verifica | esito del test/valutazione |
| Attestato | estremi e scadenza |
Attestati e verifica dell’apprendimento
Al registro vanno allegati gli attestati individuali. È buona prassi documentare anche la verifica dell’apprendimento (test scritto, colloquio o osservazione sul campo): dimostra che la formazione è stata efficace e non solo erogata. Questo è particolarmente importante per la formazione continua e il retraining.
Formazione interna ed esterna
Il registro deve tracciare sia i corsi esterni (enti accreditati) sia la formazione interna (addestramento sulle procedure aziendali, pulizia e sanificazione, gestione degli allergeni). Anche l’affiancamento di un nuovo assunto è formazione: va verbalizzato.
Conservazione e aggiornamento
- Conservare registro e attestati per tutta la durata del rapporto e secondo le prassi regionali;
- aggiornare il registro a ogni nuova sessione o nuovo ingresso;
- monitorare le scadenze per programmare i rinnovi (vedi frequenza della formazione);
- tenerlo disponibile per ASL e NAS, come le altre checklist e registri.
Errori frequenti
- Attestati scaduti non rinnovati;
- mansioni non coerenti con la formazione ricevuta;
- nuovi assunti che operano prima della formazione iniziale;
- assenza di verifica dell’apprendimento;
- registro non aggiornato o non reperibile.
In sintesi
Il registro della formazione documenta chi, cosa, quando e con chi si è formato: è la prova dell’adempimento dell’OSA e uno strumento per pianificare i rinnovi. Tienilo aggiornato, allega gli attestati e la verifica dell’apprendimento, e integralo con la formazione continua e la documentazione HACCP.